關于加強職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理的通知

遼安監(jiān)安健〔2016〕10號

各市、綏中、昌圖縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局，各職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)：

近日，省局在對職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)部分機構(gòu)對職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理工作不夠重視，存在檔案內(nèi)容不完整、歸檔不及時等問題，個別機構(gòu)甚至發(fā)生檔案缺失的情況。為切實加強技術(shù)服務檔案管理，杜絕類似問題的發(fā)生，根據(jù)《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務機構(gòu)監(jiān)督管理暫行辦法》、《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），結(jié)合我省實際，提出以下要求，請認真貫徹執(zhí)行。

一、切實提高對技術(shù)服務檔案重要性的認識

技術(shù)服務檔案是指機構(gòu)在開展技術(shù)服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等。完整的技術(shù)服務檔案是機構(gòu)依法依規(guī)開展技術(shù)服務活動的有效證明，對實現(xiàn)檢測、評價的可溯源，保證檢測、評價結(jié)論客觀真實起著重要的支撐作用。因此，各機構(gòu)要切實提高對技術(shù)服務檔案管理工作的重視程度，嚴格按照《規(guī)范》和本通知要求，落實責任，規(guī)范程序，加強質(zhì)控管理，確保檔案材料的真實性、完整性和規(guī)范性，為職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管部門履行職責，保護勞動者職業(yè)健康權(quán)益提供有效的技術(shù)支持。

二、落實技術(shù)服務檔案管理責任

技術(shù)服務機構(gòu)主要負責人是本單位技術(shù)服務檔案管理工作的第一責任人，應親自或指派1名分管負責人具體負責本單位技術(shù)服務檔案管理工作。

每個檢測、評價項目的項目負責人對該項目歸檔材料的真實性、完整性和規(guī)范性負總責（實驗室檢測部分由檢測技術(shù)負責人負責）。負責歸檔的項目組成員，對歸檔材料的完整性和規(guī)范性具體負責；負責形成或收集檔案材料的項目組成員，對相關材料的真實性具體負責。

技術(shù)服務機構(gòu)應設置專（兼）職的檔案管理員，負責檔案室及檔案日常管理工作。檔案管理員應熟悉檔案管理工作。鼓勵檔案管理員學習職業(yè)病危害檢測、評價有關知識。

三、規(guī)范技術(shù)服務檔案建檔程序

技術(shù)服務機構(gòu)應在對項目組下達項目任務書的同時，派發(fā)項目編號。項目編號應連續(xù)且唯一。若項目任務書下達后項目中止，該項目的項目負責人應及時向負責發(fā)放項目編號的部門報告，相關部門要做好登記，確保空缺的項目編號有據(jù)可循。

各項目組應按照《規(guī)范》規(guī)定的檔案內(nèi)容形成和收集歸檔材料。相關材料原則上應保留原件，項目委托方提供的復印件上應有委托單位的簽章；項目組成員填寫的各種記錄表格必須保存原件，如必須謄寫，原件應一并保存；檔案材料中所有簽名均應為本人簽署；技術(shù)服務過程中產(chǎn)生的影像資料應刻制成光盤，同其他紙質(zhì)材料一同歸檔。嚴禁任何人員偽造、變造檔案材料，嚴禁任何弄虛作假行為。

檔案材料收集整理工作完成后，各項目組應編制歸檔目錄（參考格式見附件），歸檔人、項目負責人審核后簽字確認。檔案材料移交給檔案管理員后，檔案管理員應對照歸檔目錄對歸檔材料進行形式審查，核對無誤后簽字辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔工作應當自報告簽發(fā)之日起的20個工作日之內(nèi)完成。

四、加強技術(shù)服務檔案質(zhì)控管理

技術(shù)服務機構(gòu)應建立健全檔案管理制度、檔案管理作業(yè)文件及相關的記錄表格等，并組織開展全員培訓，使有關人員能夠熟練掌握檔案的填寫、建立、保管、查閱、借閱、復制等知識。

檔案材料形成和收集過程中，項目負責人或其指派人員應定期進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。倡導技術(shù)服務機構(gòu)為每個檢測、評價項目指派1名質(zhì)量監(jiān)督員，由不參與該項目的專業(yè)技術(shù)人員擔任，對該項目技術(shù)資料形成和收集、整理、匯總、歸檔的全過程按照質(zhì)控要求進行監(jiān)督。

技術(shù)服務機構(gòu)質(zhì)量管理部門應將技術(shù)服務檔案管理納入本單位內(nèi)審計劃，對本單位技術(shù)服務檔案管理流程及有關執(zhí)行情況實施監(jiān)督，并至少每半年開展一次對項目及時歸檔情況的專項檢查。技術(shù)服務機構(gòu)主要負責人或分管負責人每年應至少親自抽查3份技術(shù)服務檔案，重點檢查檔案的真實性和完整性。有關監(jiān)督檢查應留有記錄，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改，問題嚴重的，要采取措施進行補救并追究相關責任人的責任。

五、加強對技術(shù)服務檔案的執(zhí)法檢查

各級安全生產(chǎn)監(jiān)管部門要將技術(shù)服務檔案作為職業(yè)衛(wèi)生執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容，在開展職業(yè)病防護設施竣工驗收時，要加強對技術(shù)服務檔案的審查，發(fā)現(xiàn)存在技術(shù)服務檔案缺失或弄虛作假等行為的，一律不予通過驗收，并對有關機構(gòu)依法依規(guī)嚴肅查處；在對技術(shù)服務機構(gòu)開展日常監(jiān)督檢查和資質(zhì)延續(xù)時，也要將技術(shù)服務檔案作為重點進行檢查。

本通知下發(fā)后，各機構(gòu)要立即開展一次技術(shù)服務檔案管理專項檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題，立即整改，分析原因并提出預防和控制措施。省局今年將針對技術(shù)服務檔案管理開展一次專項執(zhí)法檢查。

遼寧省安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局

2016年5月12日